Gli accordi con la redazione di Rete al femminile volevano che questo mio lavoro fosse pronto quindici giorni fa!
Quale miglior incipit per un articolo che parla di gestione efficace ed efficiente del tempo?
Vero è che, nella mia matrice di Eisenhower, il task “articolo Rete al Femminile” sta nel quadrante in alto a destra.
Importante, ma non urgente: da fare in un secondo tempo.
Dopo tutto quello che sta nel pillar in alto a sinistra: la marea di cose prioritarie, ad alto valore, che posso fare solo io.
La ripianificazione lo ha portato a fine mese e non è successo nessun guaio, nessun impatto da gestire, nessun danno ad alcuno.
Cosa voglio dire?
Gestire il proprio tempo non è essere schiavi delle scadenze, è saper riconoscere, prima di ogni altra cosa, la natura degli impegni che si hanno
In generale sono una buona gestrice del tempo: da un lato la mia professione mi ha insegnato ad esserlo sul campo, da un altro la mia indole metodica e organizzata mi ha aiutato, da un altro ancora, formare gli altri alla buona gestione del tempo mi tiene guardinga sul “se non sai farlo non puoi insegnarlo”.
Confesso, spesso mi sento dire “ma come fai a fare tutto?”, “ma dove trovi il tempo?” e, curiosamente, rifletto sul fatto che chi avanza queste osservazioni, altrettanto spesso afferma “non ho tempo, devo fare mille cose”, “le mie giornate dovrebbero essere di 45 ore”, “il tempo non basta mai” e lo fa mostrando stress, agitazione, preoccupazione, e anche un po’ di senso di inadeguatezza verso se stesso, come stesse pensando “non ce la faccio, non ce la farò mai, non sono abbastanza”.
Il tempo non esiste, è solo un’illusione creata dalla mente umana e di cui l’uomo è divenuto schiavo.
Einstein diceva che il tempo è solo un modo di pensare, il frutto del nostro pensiero, un’illusione tanto reale da dominare la mente umana.
Non mi addentro nella fisica quantistica, che resta per me un mondo oscuro, mi soffermo sulla realtà tangibile, quella dei tempi di oggi, in cui schemi e ricette sono diventati obsoleti, in cui le coordinate spaziali si sono espanse, la distribuzione delle ore di lavoro è diversa, i modi di comunicare sono diversi, la velocità della mente è diversa.
Come gestire questo nostro tempo in maniera efficace ed efficiente?
Il tempo è per noi tutti un elemento fondante, nella vita professionale come in quella privata.
Il tempo è uguale per tutte, tutte viviamo giornate di 24 ore, pari a 1440 minuti, ma non tutte sembrano avere lo stesso tempo a disposizione.
Lamentele e corse a parte, accorgersi a fine giornata di aver perso tempo, di non aver concluso nulla o poco, di avere corso come un criceto nella ruota, di aver macinato acqua nella più totale mancanza di controllo del nostro tempo, ci rende frustrati, stressati, ci fa sentire inadeguati e inefficaci.
Però, a pensarci bene, il tempo è fisso ed è sempre uguale a se stesso: sono le attività con cui lo riempiamo, che mutano nella qualità e nella quantità.
E se invece di saturare il nostro tempo con le cose da fare, facessimo una stima del tempo necessario per ciascuna di esse, secondo la loro natura, smettendo di dedicare loro tutto il tempo a disposizione fino a quando non interviene qualcosa di più urgente e importante da fare che a sua volta riempie il tempo? Iniziamo a riflettere su questa trappola tanto banale quanto nociva.
Ci dicono: “fai una to do list”, ma le TO DO LIST non funzionano: a fine giornata, di 10 item scritti, ne abbiamo depennati solo tre e la nostra lista delle “cose da fare oggi” è diventata la lista delle “cose che non abbiamo fatto oggi”.
Vi assicuro che neppure con 8 ore in più al giorno riusciremmo a depennare tutte le voci della nostra to-do list.
Per essere davvero efficaci ed efficienti nella gestione del nostro tempo, e sentirci perfomanti e produttive alla fine della giornata, la nostra lista deve essere compilata qualificando, oltreché quantificando, le cose da fare. Scrivere una lista di cose da fare è perfettamente inutile se non si classificano i contenuti in base ad alcuni parametri.
Tra le tantissime teorie sulla gestione del tempo, la più efficace è la lezione che ci dà la matrice di Eisenhower. Senza addentrarci nelle spiegazioni accademiche, dobbiamo sempre avere presente che ciò che abbiamo da fare ha diversi pesi e che in base ad essi possiamo decidere come affrontare ciascun item.
Come si scrive una to do list efficace?
Ciò che deve essere scritto nella nostra to do list di oggi sono solo le cose sia urgenti che importanti. Il loro insieme, in gergo, si chiama “crisi”.
- Quelle importanti ma non urgenti (la “qualità”) possiamo pianificarle per essere affrontate più avanti con l’attenzione, il tempo e la cura che meritano. Saper pianificare, quindi, è necessario.
Attenzione a non farle diventare urgenti: pianificare è agire nel tempo, non procrastinare fino all’ultimo momento.
- Quelle urgenti ma non importanti (gli “inganni”) possiamo farle fare a qualcun altro delegandole. La delega, che magnifica competenza. Non è vero che chi fa da sé fa per tre.
- Quelle né urgenti né importanti (gli “sprechi”) possiamo, anzi dobbiamo, non farle. Impariamo a dire di no, l’assertività ci premia sempre.
Quanti elementi di qualità, inganno e spreco ci sono oggi nella tua to do list?
Una volta individuata la crisi odierna, ancora un piccolo sforzo per quantificare il tempo necessario per dedicarsi a quella attività. Non basta che sia sulla lista: se non pianifichi il tempo necessario ad evaderla, sarà il tempo a gestire te.
Fatta la nostra to do list in questo modo, non avremo più scuse.
Nemmeno la scimmia procrastinatrice di Tim Urban potrà portarci a spasso!
In proposito, soprattutto se sei una procrastinatrice seriale, ti consiglio Inside the mind of a master procrastinator: non perdertelo, è tempo speso bene!
Una buona gestione del tempo è ed è sempre stata una grande e preziosa competenza. Non ti parlerò di come si può acquisire e sviluppare, no: fattiun giro in rete, comprati un buon manuale di Time Management, leggi qualche libro che propone esercizi et voilà, di certo avrai strumenti per iniziare il tuo cammino verso l’essere dei buoni gestori dell’elemento tempo.
Dalla teoria alla pratica: quali sono le cose che funzionano nella gestione del tempo?
- Non fare to do list, appunta sul calendario l’attività e la sua durata.
In questo modo, con slot di tempo pianificati, non corri il rischio di sovraffollare la lista per trovarti frustrata a fine giornata.
Usare le timeboxes è utile per contrastare la legge per cui più tempo hai, più ne sprecherai.
Decidi da subito quanto tempo dedicare alle singole attività. Combatti la legge di Parkinson secondo cui “il lavoro dura sempre quel tanto che è necessario a colmare il tempo disponibile per farlo”.
- Occupati delle attività ad altissimo valore aggiunto poche ore al giorno, ma fallo sempre, possibilmente all’inizio della giornata.
Parliamo del quadrante della qualità, quelle attività importanti ma non ancora urgenti.
Domandati quali sono le attività che ti permettono di progredire, quelle che cambieranno davvero la tua esistenza.
Ricorda: l’80% dei risultati deriva dal 20% degli sforzi, identifica il 20% delle tue attività che genererà l’80% dei risultati che cerchi. Il resto del tempo della giornata potrai pianificarlo a seconda dell’urgenza.
Se riempi il tuo barattolo con la sabbia, non avrai più spazio per le palline da tennis. Viceversa, tra le palline da tennis, la sabbia ci sta sempre. Scegli di iniziare con le attività complesse o lunghe, magari da quelle che ti spaventano di più.
- Non lavorare troppo: meglio fermarsi, riposare e riprendere.
Non fare gli straordinari, non fare le notti: attenzione e concentrazione seguono una curva discendente e lavorare molto non è sinonimo di lavorare bene. Gestisci la tua energia, sii consapevole che essa diminuisce al passare del tempo. Illich insegna!
«Il passaggio dalla produttività alla convivialità significa sostituire a un valore tecnico un valore etico, a un valore materializzato un valore realizzato. La convivialità è la libertà individuale realizzata nel rapporto di produzione in seno a una società dotata di strumenti efficaci. Quando una società, qualunque essa sia, reprime la convivialità al di sotto di un certo livello, diventa preda della carenza; infatti nessuna ipertrofia della produttività riuscirà mai a soddisfare i bisogni creati e moltiplicati a gara.»
Ivan Illich
- Scrivi ciò che ti viene in mente, le idee, i pensieri e le soluzioni.
Fallo in qualsiasi momento della giornata. Gli spunti più importanti arrivano quando la mente è libera, quando stai facendo altro. Ti accorgerai di come troverai soluzioni con poca fatica.
- Datti la possibilità di occuparti interamente a un’attività.
Non intraprendere altre azioni anche se queste ti sembrano di poco conto. Aprire una email ricevuta è spesso il modo per distrarsi pensando alle possibili risposte o rispondendo.
Crea una bolla di attenzione, procrastina tutto ciò che non è importante e urgente, il multitasking non funziona se non in pochi, semplici, casi.
- Ogni attività va svolta una sola volta e nel momento più adatto.
Non correre il rischio di interrompere e poi riprendere. Cerca il tempo giusto per ciascuna.
Evita il perfezionismo, il meglio è nemico del bene, diceva mia nonna. Riserva la spinta alla perfezione a quei task davvero importanti e, se non lo saranno, una volta dato il meglio, prosegui.
Meglio dire “fatto” che “perfetto”!
