L’organizzazione personale è una competenza alla portata di tutte e come tale è un’abilità che può essere allenata.
Alcune persone dispongono di doti organizzative che si potrebbero definire “naturali”, che le avvantaggiano rispetto ad altre. Probabilmente perché hanno vissuto esperienze di vita e di lavoro che hanno permesso loro di testare metodi e strumenti che ne rafforzano questa capacità latente.
C’è invece chi fatica di più ad inserire strumenti o tecniche organizzative nella propria quotidianità e deve sforzarsi, studiare o chiedere aiuto, affinché il carico di pensieri e incombenze possa essere gestito in modo ordinato.
Infine, c’è anche chi non riconosce all’organizzazione personale un valore tale da giustificare un progetto di cambiamento in questa direzione.
Tu in quale gruppo ti riconosci?
Come essere costanti nell’organizzazione?
È una domanda che torna spesso.
Cambiare le proprie abitudini è molto faticoso: come esseri umani tendiamo naturalmente a risparmiare energia e scegliere la via più facile.
Ecco perché, nonostante le energie che investiamo nel nostro processo organizzativo, il rischio di perdere la motivazione è molto alto.
Del resto, tornare alle vecchie abitudini è più facile. E il processo di cambiamento potrebbe far desistere la più tenace delle professioniste.
Questo perché si cade nell’idea, secondo me errata, che: organizzate si nasce, non si diventa.
La costanza nell’organizzazione: i requisiti base
Il primo consiglio che mi sento di dare a chi desidera intraprendere un cambiamento nelle proprie abitudini organizzative è quello di partire da un piccolo, piccolissimo progetto.
Non si cambia la propria organizzazione personale o professionale (o peggio, entrambe) in un solo colpo, ben assestato, di bacchetta magica.
Roma non è stata costruita in un giorno, dicevano.
Ti consiglio quindi di identificare un piccolo passo, una sola abitudine da allenare giorno dopo giorno, tenendone traccia in un calendario, come faceva Jerry Seinfeld nel suo “Don’t break the chain”.
Insomma, questo cambiamento deve essere piccolo e deve richiedere poco tempo per essere attivato.
Potresti, ad esempio, decidere di apprendere le funzionalità di un singolo software: uno strumento utile a rendere il tuo lavoro più semplice e dunque velocizzare il tuo processo di lavoro.
Meglio far partire un test di qualche giorno per vedere come va, piuttosto che progettare troppo in grande e non partire mai.
Il secondo suggerimento che mi sento di darti è che, qualunque sia il cambiamento organizzativo che stai progettando, non deve richiedere troppa fatica.
Faccio un esempio: se stai valutando di passare da strumenti cartacei a digitali, non è pensabile fare il salto tutto in una volta.
Suggerisco di iniziare da uno solo.
Potrebbe essere per esempio il calendario degli appuntamenti.
Inizialmente, ci sarà una fase di passaggio: mentre digitalizzi gli appuntamenti, puoi continuare a trascrivere su carta il calendario editoriale, utilizzare una lavagna a muro con i post-it o quaderni su cui appuntare le liste delle attività da svolgere. Una volta acquisita costanza nel primo cambiamento organizzativo, potrai digitalizzare anche il resto – un passo alla volta.
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Insomma, non bisogna mai esagerare: il mio consiglio è quello di attivare un cambiamento solo se l’azione da mettere in pratica ti risulta semplice.
L’obiettivo, infatti, è semplificare la tua organizzazione, non complicarla aggiungendo passaggi di lavoro extra.
Ultimo (ma non meno importante) prerequisito per un cambio organizzativo è quello di partire dalla consapevolezza.
Cosa significa? Prima di partire a bomba sugli strumenti da utilizzare è necessario un lavoro di riflessione, per identificare con chiarezza i propri obiettivi professionali e capire il proprio stile lavorativo.
Bisogna lavorare sul cambiamento rispettando le proprie caratteristiche personali.
Va bene cercare di migliorarsi costantemente, ma non possiamo sradicare la nostra natura solo perché si legge da qualche parte che quell’applicazione o quel metodo “sono usati da tutte le imprenditrici di successo” o dalle “guru” del momento.
Ricapitolando: se il cambiamento organizzativo che desideri intraprendere è troppo lungo, troppo faticoso oppure non tiene conto delle tue caratteristiche personali e del tuo modo di lavorare, non potrà diventare costante.
È un progetto di cambiamento organizzativo votato al fallimento sul nascere.
Come allenare la costanza nella pratica
Nel momento in cui si passa all’azione vera e propria, ci sono ancora alcuni aspetti a cui prestare attenzione.
Abbiamo detto di iniziare con una fase di test: fare i propri esperimenti, senza aspirare alla perfezione e all’idea del “tutto e subito”.
Nel momento in cui però metti in moto il tuo esperimento, non dimenticare di fissare una “data di scadenza”.
Se, per esempio, voglio trasferire le mie liste in digitale e non so decidermi se utilizzare Todoist, Promemoria o Google Keep, ecco che va bene provare per un paio di settimane i tre strumenti. Ci deve però essere, contestualmente all’avvio delle tre prove, una data definita a priori, in cui valutare i risultati dell’esperimento, per arrivare alla scelta di un solo strumento.
Probabilmente non sarà lo strumento perfetto, ma sarà quello che più di tutti avrà risposto alle tue esigenze iniziali.
Ho parlato di cambiamenti semplici e facili, in linea con la nostra personalità.
Penso davvero che l’organizzazione personale e professionale possa essere semplice, facile da applicare e, perché no, anche divertente.
Basta trovare il proprio sistema (e per chi incontra difficoltà, le professional organizer e le consulenti aziendali come me, lavorano per questo).
Tuttavia, l’organizzazione non è magia.
Il tempo non si dilata e uno strumento, da solo, non ti fa lavorare meglio oppure essere più centrata e più efficace, senza che tu ci metta del tuo.
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Per essere costanti nell’organizzazione ci vuole anche impegno.
Perché ogni cambiamento richiede non solo uno sforzo iniziale (quello necessario almeno per l’intera durata del periodo di test), ma anche uno sforzo di attuazione: testare, scegliere, cambiare.
E per questo servono una solida motivazione e un valido “perché”.
L’organizzazione, fine a se stessa, non ha senso. È uno strumento, nulla di più.
E se lo desideri, se lo vuoi davvero, può essere dalla tua parte.
